Le dossier LCB-FT, le courrier et les factures de votre société de domiciliation

Description

Les deux décisions de la Commission nationale des sanctions publiées en 2026 contre de petites sociétés de domiciliation relèvent les mêmes manques : pas de classification des risques écrite, statuts ou pièces d'identité absents, pièces périmées, mise à jour aléatoire, aucun contrôle interne, aucune trace de formation. Factionnaire tient ce dossier à jour pour vous, sur votre ordinateur, chiffré, sans abonnement.

Chaque domicilié, d'un coup d'œil. Les pièces attendues selon le type de client (société, entrepreneur individuel, société en création) s'affichent sur une planche : grises quand elles sont en ordre, en couleur quand elles demandent une action. Pièce d'identité qui expire, Kbis à actualiser à la revue, justificatif des bénéficiaires effectifs manquant : vous le voyez, et Factionnaire peut relancer le domicilié par e-mail depuis votre propre messagerie.

La vigilance, expliquée. Le niveau (faible, standard, renforcé) est calculé à partir de facteurs visibles : personne politiquement exposée, pays à haut risque (listes de l'UE et du GAFI datées), dirigeant non résident, même personne dans plusieurs dossiers, activité que vous jugez sensible, courrier non retiré depuis trois mois… En vigilance renforcée, la décision de la direction est enregistrée avec son motif. Chaque dossier a sa date de revue.

Le registre national des gels, chaque jour. Factionnaire télécharge le registre public de la DG Trésor et compare toutes les sociétés et personnes de vos dossiers, en tolérant les translittérations et les alias. Chaque correspondance possible est à examiner, puis écartée ou confirmée avec motif ; une correspondance confirmée suspend la relation dans Factionnaire. Rien n'est envoyé : la comparaison se fait sur votre ordinateur.

Le dispositif, documenté.

• Classification des risques et procédure interne générées à partir d'un questionnaire et des chiffres réels de votre portefeuille, versionnées, validées par la direction.
• Contrôle interne trimestriel sur un échantillon tiré au sort (tirage reproductible), avec constats et conclusion.
• Registre des formations (décret n° 2026-310 du 24 avril 2026), échéances et attestations.
• Analyses d'opérations atypiques et décision de déclarer ou non à Tracfin, avec motif.
• Greffe, impôts, Urssaf : fins de contrat et courriers non retirés à signaler (lettre imprimable), listes trimestrielle et annuelle, échéance de l'agrément préfectoral.
• Dossier pour la DGCCRF : une synthèse imprimable de votre dispositif, à remettre en début de contrôle.

Le quotidien aussi. Chaque pli reçu est enregistré (lettre, recommandé, colis, acte de commissaire de justice), puis remis, réexpédié ou numérisé : le registre du courrier alimente tout seul le signalement au greffe des trois mois sans retrait. La facturation part d'un tarif mensuel par domicilié : les factures du mois s'émettent en un geste, numérotées sans rupture, avec le suivi des règlements, des retards et un export pour la comptabilité. Chaque dossier édite son contrat de domiciliation prérempli (mentions de l'article R. 123-168 du code de commerce) et son attestation de vigilance datée.

Sans abonnement. Les logiciels en ligne du secteur se louent au mois, par utilisateur ou par dossier domicilié : de 30 € par mois pour un seul utilisateur à plus de 200 € par mois pour 150 dossiers, selon les tarifs publics relevés en novembre 2026. Factionnaire se paie une fois, pour tous les postes du bureau.

Préparé pour 2027. Chaque règle porte sa référence au code monétaire et financier et au règlement européen (UE) 2024/1624, applicable le 10 juillet 2027. La mise à jour de bascule est incluse si elle intervient dans vos 12 mois de mises à jour.

Installation en dix minutes. Sous Windows, décompressez et double-cliquez : rien d'autre à installer. Fonctionne aussi sous Linux, macOS et Docker, sur un poste ou pour tout le bureau. Une société de domiciliation fictive de 125 domiciliés est incluse pour tout essayer avant de saisir vos dossiers, et votre fichier Excel s'importe en CSV.

Formules

• Jusqu'à 150 domiciliés, 290 € : une structure de domiciliation, jusqu'à 150 domiciliés actifs, toutes ses adresses.
• Sans limite, 590 € : une structure, sans limite de domiciliés.

Dans les deux cas : paiement unique, utilisation perpétuelle, postes illimités dans la structure, 12 mois de mises à jour (évolutions réglementaires comprises) et support par courriel en français. Remboursement intégral sur simple demande pendant 30 jours.

Périmètre et limites

• Factionnaire est un outil de tenue de dossiers. Ses niveaux de vigilance, documents générés et correspondances avec le registre des gels sont des aides à la décision : ils ne constituent ni un conseil juridique ni une attestation de conformité, et ne garantissent pas l'issue d'un contrôle. Vous restez responsable de vos obligations et de vos décisions.
• Il ne vérifie pas l'authenticité des pièces d'identité (pas d'analyse d'image), ne dépose pas de déclaration de soupçon (elle se fait sur ERMES) et ne transmet rien au greffe, aux impôts ou à l'Urssaf : il prépare les listes et les lettres.
• Factionnaire est édité indépendamment, sans lien avec la DGCCRF, Tracfin, la DG Trésor ni aucun syndicat professionnel.
• Il faut un ordinateur (Windows 10 ou 11 en 64 bits, ou Linux, macOS avec Node.js 22) allumé quand on l'utilise ; les autres postes du bureau l'ouvrent dans leur navigateur. Pas d'accès depuis Internet prévu (un VPN reste possible).
• La gestion reste simple et locale : registre du courrier, factures mensuelles, contrat prérempli. Factionnaire ne fait ni signature électronique, ni prélèvement SEPA, ni paiement en ligne, ni espace en ligne pour vos clients, ni transmission de factures électroniques à une plateforme agréée, ni vérification d'identité à distance. La recherche de personnes politiquement exposées repose sur la déclaration du client et votre propre contrôle, pas sur une base payante.

Données et sécurité

• Toutes les données et toutes les pièces sont chiffrées sur le disque (AES-256-GCM), sauvegardes comprises. Sans mot de passe ni code de secours, personne ne peut les lire, pas même l'éditeur.
• Comptes par personne et par rôle (direction, conformité, gestion), journal des accès, déconnexion après 30 minutes d'inactivité.
• Journal chaîné : une modification faite en dehors du logiciel est détectée.
• Effacement automatique cinq ans après la fin de la relation (art. L. 561-12 du CMF), notice d'information à joindre aux contrats.
• Seules connexions sortantes : le téléchargement du registre public des gels et l'envoi de vos relances par votre messagerie. Aucune statistique d'usage, aucune dépendance externe.

FAQ

Nous avons un fichier Excel de nos domiciliés. Faut-il tout ressaisir ? Non. Enregistrez-le en CSV : Factionnaire reconnaît les colonnes et crée les dossiers. Il vous dit ensuite, dossier par dossier, quelles pièces manquent.

Faut-il une connexion Internet ? Seulement pour la mise à jour quotidienne du registre des gels et l'envoi des relances. Sans Internet, vous importez le fichier du registre à la main et relancez par téléphone ou courrier.

Les relances partent-elles de votre serveur ? Non : de votre propre messagerie (Microsoft 365, Gmail, OVH ou autre), avec votre adresse. L'éditeur ne voit rien passer.

Que se passe-t-il si l'ordinateur tombe en panne ? Installez Factionnaire sur un autre ordinateur et restaurez la dernière sauvegarde : une commande, décrite dans le guide.

Et après les 12 mois ? Factionnaire continue de fonctionner, mais les listes de pays à risque (révisées plusieurs fois par an) et les références ne sont plus mises à jour : vous pouvez les modifier vous-même dans Paramètres, et Factionnaire vous alerte quand elles ont plus de 9 mois. Les mises à jour suivantes pourront être proposées séparément.

Pouvons-nous essayer avant d'acheter ? Vous avez 30 jours pour vous faire rembourser sans justification, et la démonstration fictive incluse permet de tout essayer sans saisir de données réelles.

Contact : [email protected]